Odkładanie zadania na ostatnią chwilę to bolączka większości ludzi. Pracownicy wykazujący taką postawę, narażają organizację na liczne problemy. Przy okazji sobie fundując niepotrzebny stres i frustrację. Takiego pracownika z pewnością też nie cechuje zaangażowanie.

Raport na ten temat — opublikowany w „PLOS One” (luty 2016) — obejmuje wnioski z badań prowadzonych wśród kilku tysięcy mieszkańców Niemiec. Sięgając po opinie takich ekspertów, jak Neil Fiore (autor książki „Awaken Your Strongest Life”) czy Nicole Bandes (twórczyni firmy konsultingowej Productivity Expert), „Fast Company” stworzył sylwetki pięciu kategorii pracowników, którzy mają skłonność — z różnych przyczyn — odkładać powierzone im zadania na później.

Pięć typów zwlekających z pracą

Perfekcjonista. Spędza mnóstwo czasu nad jednym zadaniem, starając się uniknąć jakichkolwiek błędów. Dążąc do ideału, traci czas, więc pospiesznie kończy zadanie (wówczas najłatwiej — paradoksalnie — o błąd!).

Unikający konfrontacji. Boi się weryfikacji, oceny, posądzenia o brak kompetencji. Zwłaszcza kiedy doświadczył tego wcześniej, np. ma do czynienia ze szczególnie wymagającym szefem. Unika realizacji zadania, odkłada je w czasie (skoro, jak zakłada z góry, i tak nie zadowoli szefa).

Znudzony. Wykonuje pracę, której nie lubi; ma problem z motywacją. Odkłada zadania w czasie „z natury”.

Przytłoczony pracą. Albo sam bierze zbyt wiele na siebie, albo nadmiar pracy narzuca mu przełożony. Nie potrafi efektywnie zarządzać czasem tak, aby doprowadzić do finiszu wszystkie powierzone mu zadania. Niczego nie kończy w terminie bądź też — dotrzymuje deadline’ów, ale kosztem jakości.

Szczęściarz. Zakłada, że najlepiej wykona pracę pod presją czasu (kiedy nie ma już wyjścia). Jeśli dotąd to się udawało, przywiąże się — nauczony tą praktyką — do takiej właśnie postawy. Nie zakłada jednak, że szereg nieoczekiwanych okoliczności może zakłócić terminowość realizacji zadania „na ostatnią chwilę”.

A może… zdrowy rozsądek?

Jak sobie z tym problemem poradzić? Sięgając po zdanie ekspertów, „Fast Company” rekomenduje kilka rozwiązań.

Czy to naprawdę konieczne? Upewnij się, że zadanie, którego się podejmujesz, jest faktycznie istotne. Czy wnosi — innymi słowy — wartość dodaną dla klienta (co jest istotą, podobnie jak kierowanie się zdrowym rozsądkiem — myślenia o procesach w duchu lean).

Rozbicie zadań. Warto stworzyć, zwłaszcza w przypadku złożonych zadań, „mapę drogową” zmierzającą do realizacji projektu. Każdy etap takiego procesu powinien mieć swoją graniczną datę, której trzeba się trzymać.

Zobowiązanie. Bez motywacji, trudno o zaangażowanie. Kiedy pracownik zna cel swego zadania (znów: widzi wartość dodaną dla klienta, i wie, że uczestniczy w ważnym przedsięwzięciu) — będzie zmotywowany, aby działać zgodnie z planem.

Mały krok do przodu. Kiedy już jesteś zmotywowany, i dysponujesz klarowną „mapą drogową”, podejmij się drobnego zadania, części całości, dochowując terminu i jakości. Mały sukces zawsze jest budujący i zachęca, aby iść do przodu.

Priorytety. Każdy, przytłoczony nadmiarem zadań, narażony jest na niepowodzenie. Należy więc priorytetyzować poszczególne cele — nawet te najmniejsze, będące elementem zaledwie większego zadania. I nadać im dokładne terminy do realizacji (krótkotrwałe, drobne zadania).

partnerem-merytorycznym2

zobacz komentarze

Wideo

Więcej wideo