Powiedzenie, że w biznesie „czas to pieniądz” nabierze jeszcze głębszego sensu, kiedy zorientujemy się, jak bardzo marnotrawstwa w procesach hamują nasz biznes. W jaki sposób temu zapobiec?

Gdyby możliwie najprościej opisać każdy proces zachodzący w organizacji, należałoby wskazać szereg czynności i działań, które dzielą się na:

— wnoszące wartość dodaną (to, za co klient oczekuje i za co chce zapłacić);

— marnotrawstwa (te zaś dzieli się na oczywiste i nieoczywiste czy też ukryte).

Jak łatwo się, domyślić — efektywność biznesu zależy od proporcji; ile czasu w procesie poświęca się na dostarczanie wartości, ile zaś pochłaniają marnotrawstwa (np. poprawianie usterek czy też oczekiwanie na materiały, podzespoły itd.). Transformacja z kolei to nieustanne doskonalenie (mówiąc w sposób uproszczony: identyfikacja i eliminacja marnotrawstw przez wszystkich, bez wyjątku, uczestników procesu, i zgodnie ze swoją rolą).

Zwiększać produktywność procesu

Proces zyskuje na efektywności, kiedy eliminujemy marnotrawstwa; czas, który one pochłaniały, można teraz przeznaczyć na dostarczanie wartości. Co niezwykle ważne, efektywność tę można zmierzyć — w myśl zasady, że opieramy się zawsze na faktach (danych), nie zaś opiniach (subiektywnych głosach). Wspomniany wzór wygląda następująco:

Ep (efektywność procesu) = Wd (wartość dodana) / Lt (lead time) x 100%

Wyobraźmy więc sobie, że klient zamawia u nas napisanie na tablicy wyrazu „lean”. Mierzymy proces. Podchodzimy do tablicy, sięgamy po pisak, ściągamy zatyczkę, piszemy, zamykamy i odkładamy pisak, wracamy na miejsce. Mamy cały cykl w procesie. Załóżmy, że trwał 30 sekund. Teraz możemy wyliczyć jego efektywność za pomocą powyższego wzoru, gdzie wartością dodaną będzie czas pisania na tablicy (to zamówił do nas klient), a lead time to czas trwania całego procesu (od ruszenia do tablicy do odejścia na miejsce).

W całym cyklu, trwającym 30 sekund, pisaliśmy przez 5 sekund. Zatem: Ep = 5 s. / 30 s. x 100% = 0,17 x 100% = 17%

Efektywność tego procesu wyniosła 17%. Taki odsetek czasu całego procesu poświęciliśmy na dostarczanie klientowi wartości. Reszta to marnotrawstwo. Wnioski nasuwają się następujące:

— niewielką część stanowiła wartość dodana (niespełna jedna piąta);
— dużą rolę w efektywności odgrywa lead time (czas przetwarzania — od zamówienia do dostarczenia klientowi produktu bądź usługi).

leanspiratorgrafika

Zwróćmy uwagę, że w procesie ma miejsce szereg czynności, które zmierzają do realizacji zadania. Jeśli spojrzymy na procesy biznesowe we własnej organizacji z perspektywy klienta, przekonamy się, że wartość dodaną stanowi mniejszość (biorąc pod uwagę lead time, cały czas przetwarzania). Zatem, kluczem do wygrywania na rynku nie jest usprawnianie tego co wykonujemy przez krótki czas, lecz eliminacja pozostałych czynności, czyli marnotrawstw.

Wyobraźmy teraz sobie, że stoimy przy tablicy, eliminując dojście do niej i odejście. Powtarzamy proces, który teraz trwa nie 30, lecz 16 sekund. Policzymy efektywność:

Ep = 5 s. / 16 s. x 100% = 0,3 x 100% = 30%

Zauważmy, jak mocno wzrosła efektywność całego procesu. Już prawie jedną trzecią całego cyklu poświęcamy na dostarczanie wartości dodanej. Reasumując, należy skupić się na tych czynnościach, które wnoszą wartość.

 

Przećwicz to — zrozum ogrom marnotrawstw

Jednym z najtrudniejszych zadań w transformacji jest przełamanie oporu ze strony pracowników, który bywa przy każdej zmianie czymś naturalnym. Warto więc poczynić starania, aby ludzie zrozumieli sens identyfikacji i eliminacji marnotrawstw, znaczenia lead—time’u, a także możliwości osobistego wpływu na efektywność procesu. Znakomitym rozwiązaniem jest jeden z Leanspiratorów (autorskich narzędzi treningowych firmy Leanpassion) — Leadtime Challenge.

Jest to gra terenowa, która ma na celu integrować zespół i skupiać na strategicznych celach firmy. Adresowana jest do pracowników, a także ich przełożonych (menedżerów i liderów). Trwa kilka godzin, podczas których uczestnicy udają się w grupach do sklepu z listą zakupów. Kluczem jest tak zaplanować i zrealizować proces, aby uzyskać możliwie najwyższą efektywność. Mając też do dyspozycji określone środki finansowe i pewne narzędzia (notes i ołówek, wózek zakupowy etc.). Można się domyślać, jak wiele czynników może wpłynąć na wynik. Najważniejsze są za to wnioski, jakie wypracują uczestnicy gry.

lead time challenge

Korzyści płynące z uczestnictwa w tej grze, to:

— zrozumienie, czym jest czas przejścia (lead—time) oraz oczekiwanie w procesie;

— poznanie narzędzi analizy procesu (9 marnotrawstw, tzw. „diagram spaghetti”, analiza czasu przejścia);

— zrozumienie, czym jest wartość dodana w procesie;

— poznanie roli każdego pracownika w procesie oraz źródeł zaangażowania i motywowania ludzi.

 

Więcej informacji o Lead Time Challenge i innych Leanspiratorach znajduje się w nowym katalogu Leanspiratorów.

Poznaj także inne Leanspiratory: Oscars Academy i Lean Champions Cup.

lcc

 

— kr

zobacz komentarze

Wideo

Więcej wideo